телефона, разговор, звонка, время?, можете

Приемы рационализации телефонного общения

Категория: Международная торговля

Телефонный звонок нередко напоминает непрошеного гостя, который приходит без предварительного приглашения. Такое посещение доставляет массу неудобств, но и попросить его

Другая возможность решить вопрос незамедлительно состоит в том, что секретарь просит звонящего немного подождать, говоря при этом: «Я посмотрю, могу ли я его прервать».

уйти тоже не всегда прилично. Большинство людей позволяют втянуть себя в разговор только потому, что им позвонили. Уже на полпути из помещения они возвращаются на свое

Он получает у своего шефа краткий ответ, которого часто бывает достаточно абоненту. При таком способе менеджер почти не отрывается от дел (не требуется слов приветствия и

рабочее место, заслышав звонок телефона. В силу каких-то необъяснимых причин они чувствуют себя обязанными говорить по телефону даже с совершенно незнакомыми людьми. На

прощания, долгих разговоров), и в то же время это соответствует важности и срочности звонка. Если у вас нет секретаря или автоответчика, вы сможете защититься от ненужных

улице вы вряд ли станете говорить с незнакомым человеком. Однако с помощью телефона любой незнакомец может проникнуть в ваш офис или квартиру, без зазрения совести и

звонков с помощью таких кратких фраз, как: «Я перезвоню вам позже» или «Пожалуйста, перезвоните мне в 15 часов». Третьим методом эффективной и рациональной обработки

соблюдения правил приличия вторгнуться в сферу вашей деятельности или отдыха. Если вы чувствуете, что звонок зондирующий или враждебный, что он непременно выльется в

телефонных переговоров является обратный (ответный) звонок. Система обратных телефонных звонков существенно сокращает число ежедневных перерывов в работе и предоставляет

противоборство, немедленно решайте, что делать. У вас есть две возможности. Первая — вступить с собеседником в разговор и сразу взять «быка за рога». Вторая — уклониться

значительные возможности для рационализации и экономии рабочего времени. Метод обратного звонка, кроме того, дает вашему секретарю возможность подготовить необходимые для

от разговора. В первом случае вы должны быть уверены в своей хорошей подготовленности. Если вы ждали звонка, если заранее готовились — смелее в бой... Но если звонок был

разговора материалы, в результате чего сокращается общее время телефонного разговора. Если абонент назвал цель звонка, то вы выигрываете время, обдумав в промежутке свой

полной неожиданностью, если вы не готовы к разговору, он станет для вас ловушкой — ведь тот, кто звонит, выбрал подходящее для него время. Он подготовлен и во всеоружии

ответ. Исходящими звонками легче манипулировать, чем входящими. Самый рациональный метод — сводить исходные звонки в так называемые телефонные блоки. Выберите два

вступает в конфронтацию. Прежде чем позвонить, он психологически настроился на разговор. А для вас — это внезапное вторжение в ваш мир, это вероломная атака. Вы не готовы

временных промежутка, например, ближе к полудню или к вечеру, когда вы сможете «отработать» свои телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно

к разговору. Преимущество явно на его стороне. Что делать? Надо отказаться от разговора. Вы с полным правом можете сказать, что сейчас это невозможно или неудобно для

подготовившись к ним. Преимущества такого «серийного производства» перед многочисленными разрозненными звонками состоят в том, что вам надо лишь единожды подготовиться и

вас. Вы имеете такое же право выбирать время разговора, как и ваш собеседник. Если он пытается настаивать на немедленном решении спорного вопроса, скажите вежливо:

вы можете разом выполнить однородную работу. Используйте этот метод и убедитесь в том, какие в нем скрываются возможности рационализации, но следите за тем, чтобы ваши

«Извините, но я действительно не могу сейчас говорить». После этого положите трубку, предварительно условившись о времени, удобном для вас и для него. В интересах каждого

телефонные блоки были не слишком продолжительными (примерно 30 минут), так как иначе ваш телефон будет постоянно занят и звонящие к вам потеряют терпение. Таким образом

делового человека воспрепятствовать тому, чтобы телефонные звонки нарушали ритм его работы. Чтобы рационализировать пользование телефоном, весьма полезно применять приём

вы будете вести не бессистемные разговоры «между прочим», а целенаправленные, планомерные и потому более эффективные. Ваша концентрация будет существенно выше, и вам не

отгораживания от неожиданных телефонных звонков. Каждый, кто вам звонит, убежден в важности своего намерения, и отказ от разговора по телефону относится (наряду с отказом

будут мешать входящие звонки (поскольку вы заблокируете свою линию). Если вы заранее определите цель разговора, вы сразу сможете начать обсуждение важных вещей. Вы не

принять уже пришедших посетителей) к числу сложнейших проблем делового общения. И вряд ли можно предугадать, к каким последствиям это может привести. Следовательно, будет

потратите время на поспешный поиск во время разговора необходимых документов, поскольку все уже заранее приведено в порядок. В заключение попытайтесь проверить, насколько

лучше, если вы заранее обезопасите себя от ненужных звонков или отодвинете их на другое, более удобное для вас время. Немецкий специалист по современному менеджменту Л.

хорошо вы усвоили наши рекомендации по ведению телефонного разговора. Для этого попробуйте ответить на следующие вопросы. — Убеждены ли вы в том, что всегда снимаете

Зайверт по этому поводу рекомендует следующее. Сообщите своим абонентам время, когда вам лучше всего звонить и когда звонить не следует. Обговорите также по возможности

трубку после первой же «трели» звонка (или ждете, когда телефон прозвонит по крайней мере еще раз)? — Стараетесь ли говорить четко, разборчиво и не слишком быстро? —

время для ежедневных активных (исходящих от вас) телефонных разговоров, тогда можно будет их сгруппировать и соответственно обрабатывать. Старайтесь сделать так, чтобы

Держите ли телефонную трубку так, чтобы расстояние до микрофона и его положение были оптимальными? — Курите ли вы во время телефонного разговора или откладываете сигарету

все входящие телефонные звонки шли через вашего секретаря, который может принимать их, сортировать и в соответствии с приоритетностью переключать на вас. Анализ

в сторону? — Занимаетесь ли чем-либо посторонним во время телефонного разговора? — Следите ли за тем, чтобы во время телефонного разговора в комнате была тишина? — Всегда

показывает, что целый ряд телефонных звонков попадает по неправильному адресу и нуждается в переадресовке; другие сотрудники или службы на предприятии могут быстрее дать

ли во время телефонного разговора у вас под рукой есть «чем и на чем записать»? — Всегда ли у вас хватает терпения внимательно выслушать собеседника? — Всегда ли вы

желаемые сведения. Секретарь должен обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора. Каждый действительно деловой партнер

приветствуете того, кто снял трубку? — Не теряете ли вы самообладание во время неприятных для вас телефонных звонков? — Готовитесь ли вы заранее к важным телефонным

отнесется к этому с пониманием. Вручите своему секретарю бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или

звонкам? — Всегда ли у вас оказываются под рукой нужные для делового телефонного разговора материалы? — Привычно ли для вас диктовать во время телефонного разговора

их следует «пропустить» к вам. Отгораживание от ненужных звонков можно осуществлять с помощью телефонного автоответчика. Правда, у многих людей есть эмоциональное

трудные для восприятия слова по буквам? — Имеете ли вы привычку просить передать что-либо, если человека, которому вы позвонили, не оказалось на месте? — Избегаете ли вы

предубеждение против автоответчика, он является все же средством «второго сорта», поскольку «глушатся» все телефонные звонки без разбора. Однако его преимущество по

звонить в неудобное время? — Способны ли вы во время телефонного разговора затратить на обсуждение вопроса минимум слов и времени и при этом не показаться нетактичным?

сравнению с полным отключением телефона состоит в том, что вы после завершения всех дел можете прослушать сообщения абонента и перезвонить. В исключительных случаях,

Ответы на эти вопросы помогут вам сделать правильные выводы, после чего эффективность ваших телефонных переговоров, несомненно, возрастет. И не упускайте из виду то

когда прорываются важные звонки, или в течение ваших телефонных «часов приема» вы должны сразу же, в начале разговора выяснить следующие пункты, которые облегчат вам

обстоятельство, что телефонный разговор — это в немалой степени ваша визитная карточка. Поэтому в большинстве случаев, когда вам необходимо что-либо обсудить по телефону,

рациональное ведение телефонных переговоров: 1. Кто именно ваш абонент? 2. О чем идет речь (какое дело у абонента)? 3. Насколько важно (или срочно) дело, по которому вам

следует в первую очередь постараться создать выгодную для разговора атмосферу: подчеркнуть точки соприкосновения интересов, упомянуть общих партнеров, знакомых или

звонят? 4. Когда вы сможете перезвонить (после того, как соберете необходимые сведения)? 5. По какому номеру вы можете дозвониться до своего партнера (при первом

друзей, не забыть подтвердить собеседнику свои обязательства, в заключение поблагодарить его за разговор и т. д. Помните, что телефонный разговор — это прежде всего ваше

контакте: номер телефона или телефакса, точное написание фамилии)?

личное дело, даже тогда, когда речь в нем идет не только о приватных вещах.

Читать далее »

« Назад

Ссылки на статьи